OCR, quando i documenti diventano digitali

OCR per digitalizzare i documenti cartacei e i processi aziendali

Indice

Gran parte delle informazioni che vengono utilizzate oggi all’interno di processi aziendali sono ormai in formato digitale (es. fogli di calcolo, documenti di testo, comunicazioni via mail, ecc.). 

Sebbene i documenti cartacei fisici come i biglietti da visita, le fatture o le ricevute abbiano ancora un ruolo importante, il loro ambito è molto più limitato e avere una versione digitale modificabile di questi dati può risultare molto comodo.

Per digitalizzare un qualsiasi documento basta scansionarlo per averlo sul computer, ma in questo modo non sarà modificabile e non sarà possibile apportare le modifiche necessarie al suo interno. Invece, l’utilizzo di tecnologie come gli algoritmi OCR permette non solo di digitalizzare i documenti, ma anche di migliorare l’accessibilità dei dati e la sicurezza dei file. Questi documenti convertiti possono essere facilmente modificati, condivisi o esportati in diversi formati a seconda delle necessità e in qualsiasi momento. 

Questi processi automatizzati, oltre a consentire di eliminare la carta e digitalizzare i dati, aprono la strada a nuove e migliorate modalità di lavoro collaborativo e digitale, aumentando la produttività in azienda dei singoli dipendenti.

  

Che cos’è l’OCR e come funziona?

L’OCR (Optical Character Recognition) è un campo di ricerca dell’Intelligenza Artificiale legato al riconoscimento delle immagini.

I sistemi OCR (in italiano riconoscimento ottico dei caratteri) sono programmi di Computer Vision che, tramite algoritmi AI, sono in grado di rilevare i caratteri contenuti in un documento e di trasformarli in testo digitale leggibile da una macchina. Grazie a questa tecnologia, oltre a consentire di risparmiare tempo che si perderebbe nel copiare a mano le informazioni, è possibile avere una copia digitale modificabile di documenti come file di testo scritti a mano, a macchina, scansionati, fotografati, inviati via fax o stampati.

La conversione viene effettuata tramite dispositivi hardware come scanner, fotocamere digitali o dispositivi mobili, che comunicano i dati riconosciuti a degli appositi software con algoritmi OCR.

 

Come funziona un OCR

La tecnologia OCR riconosce il testo analizzando prima la struttura del documento, poi dividendo le informazioni della pagina in elementi, parole e caratteri. Non sempre però la struttura è semplice da analizzare, in quanto esistono tantissime tipologie di font e variabili differenti. Esistono quindi diversi modi in cui i software OCR elabora i testi:

  • riconoscimento dei modelli e dei caratteri nella loro interezza;
  • rilevamento delle caratteristiche dei singoli elementi di ciascun carattere (linee, tratti, angoli, ecc.);
  • riconoscimento intelligente dei caratteri se scritti a mano;
  • riconoscimento ottico dei segni (es. in caso di risposte a test e sondaggi nei quali in cui gli intervistati devono riempire un riquadro vuoto con una matita);
  • riconoscimento ottico del codice a barre di un prodotto e delle sue caratteristiche mediante la scansione dello stesso.

 

Combinando tutti questi metodi, è possibile leggere il testo di qualsiasi documento come fatture, lettere, contratti, report e molti altri ancora.

 

Gli algoritmi OCR rendono le aziende più efficienti 

La tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri ha una serie di usi aziendali rilevanti che permettono di trasformare il lavoro nelle imprese se utilizzato per l’automazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali.

In molti settori diversi viene utilizzata la tecnologia OCR per molteplici attività. Ad esempio, se usata per la digitalizzazione di documenti cartacei, non solo aiuta le aziende a risparmiare carta, ma migliora la gestione e l’accessibilità dei dati.

Un compito noioso e ripetitivo che l’OCR può eliminare è quello dell’inserimento manuale dei contatti raccolti a fiere di settore o conferenze in un CRM. Utilizzando un’applicazione OCR in grado di leggere i biglietti da visita, i contatti possono essere tradotti istantaneamente in un modulo digitale e inseriti automaticamente nel CRM.

Questi algoritmi possono essere utilizzati anche per elaborare fatture, ordini o contratti che arrivano in formato cartaceo e convertirli in testo digitale, oppure per scansionare documenti come carte d’identità, passaporti o patenti di guida.

 

I vantaggi dell’OCR per la tua azienda

Risparmia tempo e denaro

La digitalizzazione automatica dei dati avviene molto più velocemente dell’inserimento manuale. I file vengono elaborati in pochi minuti anziché ore, le informazioni o i documenti archiviati recuperati rapidamente, permettendo di risparmiare denaro e garantendo la sicurezza dei documenti.

Migliora la gestione del lavoro e i processi aziendali

L’elaborazione manuale dei dati richiede molto tempo e può causare errori umani, ritardi, incomprensioni, e in generale un ciclo di processo aziendale lento. Con gli strumenti appropriati a disposizione, i tuoi dipendenti garantiranno una maggiore efficienza: non dovranno dedicare tempo a compiti ripetitivi e noiosi e si concentreranno esclusivamente su attività a valore aggiunto.

Ricerca velocemente le informazioni

È molto più veloce e facile cercare una particolare informazione quando si dispone di un file digitale, piuttosto che sfogliare interminabili documenti cartacei pagina per pagina. Un vantaggio che sarà sicuramente apprezzato anche dai dipendenti in azienda.

Migliora il servizio clienti

Fare aspettare un cliente che ha bisogno di accedere ai suoi documenti all’istante non è una buona pratica aziendale: aumenta l’insoddisfazione e il tasso di abbandono. Grazie all’OCR, ci vogliono pochi secondi per raccogliere e recuperare le informazioni dei clienti e, accelerando e semplificando il servizio clienti, migliorerai anche la customer experience.

Elimina i problemi di archiviazione

Gli schedari contenenti documentazione cartacea occupano sempre molto spazio in ogni ufficio. Un archivio digitale invece registra i documenti elaborati dall’OCR in modo veloce e senza occupare spazio fisico, facilitando in seguito la ricerca di un determinato file.

 

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